À partir du 15 mars 2025, toutes les communes devront désigner un référent dédié à l’apostille et à la légalisation des documents administratifs. Cette nouvelle obligation s’inscrit dans le cadre de la réforme visant à simplifier et sécuriser les démarches des administrés souhaitant faire reconnaître leurs documents officiels à l’étranger.
Qu’est-ce que l’apostille ?
L’apostille est un dispositif permettant de certifier l’authenticité d’un document public destiné à être utilisé dans un pays étranger, signataire de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Ce mécanisme remplace la légalisation classique dans plus de 120 pays, offrant ainsi un gain de temps et une réduction des formalités administratives.
Légalisation d’un acte : en quoi cela consiste ? Pour les pays qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye, la légalisation reste nécessaire. Elle consiste à authentifier la signature, la qualité du signataire et le sceau ou timbre apposé sur un document. Cette procédure est généralement assurée par le ministère des Affaires étrangères ou par les ambassades et consulats concernés.
Le rôle clé du référent communal : Chaque commune doit désigner un référent avant le 15 mars 2025. Ce référent aura pour missions principales :
- Centraliser les demandes d’apostille et de légalisation émanant des administrés.
- Assurer un rôle de conseil en informant les citoyens sur les démarches à suivre.
- Coordonner avec les notaires (pour les actes notariés) ou avec la cour d’appel compétente (pour les autres documents) afin de garantir un traitement rapide et efficace.
Le nouveau rôle des notaires :
Désormais, les notaires peuvent délivrer l’apostille pour les actes notariés. Cette disposition permet aux administrés de limiter leurs déplacements et de faciliter leurs démarches administratives, notamment pour les contrats de vente, procurations ou autres actes sous seing notarié.
Quels coûts pour les administrés ?
- L’apostille délivrée par les cours d’appel reste gratuite, mais des frais annexes peuvent s’appliquer (envoi postal, copies certifiées).
- L’apostille réalisée par un notaire est payante, avec des tarifs variables mais réglementés. Les administrés sont invités à se rapprocher de leur notaire pour obtenir une estimation précise.
Que doivent faire les communes ?
- Nommer un référent avant le 15 mars 2025 et en informer la préfecture. Pour les communes de taille importante, il est nécessaire de désigner plusieurs référents.
- Mettre en place une communication claire sur les nouvelles procédures via les supports municipaux (affichage, site internet, bulletin municipal).
- Former le référent aux nouvelles obligations et procédures afin de garantir un accompagnement de qualité aux administrés.
· Transmettre les coordonnées des référents au Conseil supérieur du notariat : nom, numéro Insee, adresse postale, nom et email du référent) à apostille.mairie@notaires.fr
Les référents auront accès au portail national pour verser les signatures.
Création d’une base de données nationale des signatures publiques :
Les communes devront alimenter cette base avec les signatures et qualités des élus et agents concernés. Les notaires pourront consulter directement pour vérifier si la signature figurant sur un document est conforme ainsi que la qualité du signataire.
Cette base sera alimentée par les communes elles-mêmes. Les référents auront accès au portail national pour pouvoir y verser les signatures et qualités des élus et des agents concernés. Ceux-ci pourront contactés par les notaires si un acte public soumis à vérification comporte une signature qui ne figure pas dans la base.
Pour toute question complémentaire ou besoin de soutien dans la mise en place de cette réforme, n’hésitez pas à contacter….
